Introduceer een schone workflow met Streamliner – Streamliner support center

Dit document biedt praktische richtlijnen om een efficiënte en transparante workflow in Streamliner te garanderen voor alle belanghebbenden, waarbij verschillende afdelingen zoals Orderbeheer, Dispatching/Gatehouse en Warehousing en uw belanghebbenden betrokken zijn. Dit document dient als operationele gids voor het handhaven van schone, consistente processen binnen Streamliner.

1. Orderbeheer.

1.1. Controleer op late of niet-levering.

Ga naar het overzicht ‘Bestellingen’. In Streamliner worden bestellingen gegroepeerd op hun verwachte leverdatum. Door dit dagelijks te bekijken, kunt u het volgende identificeren:

1. Bestelling NIET gepland voor bezorging. Dit vergt proactieve opvolging.

Het derde bulletje ‘Zendingen geboekt’ staat niet ingesteld.

Voorbeeld:

De leverancier heeft geen initiatief genomen om een levering te plannen voor bestelling PO_20240401-02
De vervoerder heeft geen initiatief genomen om een levering te plannen voor bestelling PO_20240401-04

U weet vooraf dat deze goederen niet op de verwachte datum geleverd zullen worden.

2. Raadpleeg het geplande leveringsmoment voor geplande bestellingen

Voor bestellingen zoals PO-20220915-002 zijn de bezorgmomenten al gedefinieerd, zodat u deze kunt volgen en indien nodig kunt aanpassen.

Proactieve leveringsplanning: controleer bestellingen die niet gepland zijn voor levering, zodat u discussies kunt starten en onverwachte vertragingen kunt voorkomen.

1.2. Ruim bestellingen op met eerdere verwachte leverdata.

Verouderde bestellingen aanpakken: Bestellingen met een eerdere verwachte leverdatum moeten worden beoordeeld. Het gaat om een bestelling die te laat is, zonder verzending wordt afgeleverd of in uw ERP wordt verwijderd/geannuleerd. Alle drie de gevallen hebben uw aandacht nodig.

Late bestellingen: Neem contact op met leveranciers om nieuwe leverdata te bevestigen.
Geleverd zonder verzending: coördineer met de operatie om een zending aan te maken als een vrachtwagen zonder afspraak arriveert. Dit zorgt ervoor dat alle zendingen en het capaciteitsgebruik goed worden gevolgd en zichtbaar zijn. U kunt instellen dat de bestelling wordt voltooid als deze in uw ERP is voltooid.
Verwijderde of geannuleerde bestellingen in uw ERP: Verwijder of annuleer de bestelling handmatig in Streamliner.

1.3. Pakketbeheer.

Pas dezelfde principes toe op pakketten: als uw systeem pakketten importeert in plaats van bestellingen, zorg er dan voor dat u deze met dezelfde zorgvuldigheid beheert als bestellingen om problemen met leveringen en verwachtingen te voorkomen.

2. Poortgebouwoperaties.

Zorg ervoor dat poorthuisprocedures in overeenstemming zijn met corporate governance en focus op efficiënt werfbeheer.

2.1. Tijdbeheer voor aankomsten van vrachtwagens

Definieer duidelijke regels om late en vroege aankomsten te beheren.
- Advies: Je hebt een specifieke duur van je tijdslots geconfigureerd. Meestal 15 minuten, 30 minuten of 1 uur. Evalueer ‘Te vroeg’ of ‘Te laat’ als: ‘Meer dan 1 tijdslot vóór huidige tijd’.
Geef aan wie beslist of een vrachtwagen zonder afspraak, of die te laat/vroeg is, het terrein op mag. En stel een duidelijke regel aan de grens van de toegestane capaciteit.
Advies om met vroege aankomsten om te gaan:
- Stel de tijdstempel van aankomst in.
- Bewerk de zending en ga naar het eerst mogelijke tijdslot vóór het geplande tijdslot, met inachtneming van de maximaal afgesproken capaciteit.
- Laat de vrachtwagen wachten tot zijn geplande tijdslot als de verzending niet vóór dat tijdslot kan worden gepland.
- Meld het probleem ‘Te vroeg’
Advies om met late aankomsten om te gaan:
- Stel de tijdstempel van aankomst in.
- Bewerk de zending en ga naar het eerst mogelijke tijdslot met inachtneming van de maximale, afgesproken capaciteit.
- Geef het nieuwe tijdslot door aan de chauffeur.
- Registreer het probleem ‘Te laat’ en voeg indien nodig commentaar toe.

2.2. Gouden regels voor een schone workflow

Capaciteitsoverwegingen: Zorg ervoor dat de aankomst van vrachtwagens zonder afspraak, of vrachtwagens die buiten hun geplande tijdslot aankomen, wordt beheerd binnen de capaciteitslimieten van uw werf. Een vrije poort betekent niet dat vrachtwagens vroeg of laat moeten worden toegelaten.
Geef prioriteit aan tijdige aankomsten: Zorg ervoor dat vrachtwagens die op tijd arriveren prioriteit krijgen voor verwerking.
Zendingen aanmaken voor niet-geplande vrachtwagens: Als een vrachtwagen zonder afspraak arriveert maar wel naar binnen mag, maak dan onmiddellijk een zending aan om een goede tracking te garanderen.
Gebruik realtime tijdstempels: registreer altijd de werkelijke aankomst- en vertrektijden in realtime om nauwkeurige gegevens bij te houden.
Consistent gebruik van de tags 'te laat' en 'te vroeg': wees zorgvuldig bij het markeren van zendingen met deze problemen om de transparantie te behouden.

3. Magazijnactiviteiten

Het magazijn speelt een cruciale rol bij het garanderen dat alle openstaande zendingen goed worden beheerd en afgesloten.

Dagelijks overzicht: Controleer aan het einde van de dag of aan het begin van de volgende werkdag of er openstaande zendingen zijn. Elke zending die de vorige dag open is gebleven, moet onmiddellijk worden aangepakt om ervoor te zorgen dat deze niet onbeheerd wordt achtergelaten. Houd er rekening mee dat bestellingen, pakketten en verzendingen worden gedeeld met uw belanghebbenden. Zorg ervoor dat uw gegevens accuraat zijn om vertrouwen en samenwerking te bevorderen.

Markeren als voltooid: Zodra een vrachtwagen is geladen of gelost en het pand heeft verlaten, markeert u de zending als voltooid om de lus in het systeem te sluiten.
Tijdstempels verifiëren: Zorg ervoor dat de tijdstempels nauwkeurig de werkelijke laad- en lostijden weergeven. Pas indien nodig handmatig aan om de nauwkeurigheid te behouden.
No-shows: Markeer een zending als "No-show" en annuleer deze als de vrachtwagen niet volgens plan is aangekomen.
Afhandelingsproblemen: Als er problemen waren tijdens het laden of lossen, documenteer deze dan en annuleer de verzending indien nodig (bijvoorbeeld als de vrachtwagen het terrein heeft verlaten zonder de handeling te voltooien).

Conclusie

Door deze richtlijnen te volgen, kunt u zorgen voor een schone, efficiënte workflow in Streamliner die de transparantie met uw belanghebbenden en tussen afdelingen bevordert. Een goed onderhouden systeem zorgt voor betere communicatie, vertrouwen en klantsucces, wat uiteindelijk bijdraagt aan een soepelere bedrijfsvoering.