Introduisez un flux de travail propre avec Streamliner

Ce document fournit des directives pratiques pour garantir un flux de travail efficace et transparent dans Streamliner pour toutes les parties prenantes, impliquant divers départements tels que la gestion des commandes, la répartition/le portage et l'entreposage et vos parties prenantes. Ce document sert de guide opérationnel pour maintenir des processus propres et cohérents au sein de Streamliner.

1. Gestion des commandes.

1.1. Surveillez les retards ou les non-livraisons.

Accédez à l’aperçu « Commandes ». Dans Streamliner, les commandes sont regroupées selon leur date de livraison prévue. En l'examinant quotidiennement, vous pouvez identifier :

1. Commande NON prévue pour la livraison. Cela nécessite un suivi proactif. 

La troisième puce « Expéditions réservées » n’est pas définie.

Exemple:

• Le fournisseur n'a pas pris l'initiative de planifier une livraison pour la commande PO_20240401-02
• Le transporteur n'a pas pris l'initiative de planifier une livraison pour la commande PO_20240401-04

Vous saurez à l’avance que ces marchandises ne seront pas livrées à la date prévue.

       2. Consulter le créneau de livraison prévu pour les commandes programmées

Les commandes telles que PO-20220915-002 ont leurs créneaux de livraison déjà définis, vous permettant de les suivre et de les ajuster selon vos besoins.

Planification proactive des livraisons : surveillez les commandes dont la livraison n'est pas planifiée afin de pouvoir lancer des discussions et éviter les retards inattendus.

1.2. Nettoyez les commandes avec les dates de livraison prévues passées.

Traiter les commandes périmées : les commandes dont les dates de livraison prévues sont dépassées doivent être examinées. C’est une commande arrivée trop tard, livrée sans expédition ou supprimée/annulée dans votre ERP. Les trois cas nécessitent votre attention.

• Commandes en retard : contactez les fournisseurs pour confirmer les nouvelles dates de livraison.
• Livré sans expédition : coordonnez-vous avec les opérations pour créer une expédition si un camion arrive sans rendez-vous. Cela garantit que toutes les expéditions et l’utilisation des capacités sont correctement suivies et visibles. Vous pouvez définir la commande à terminer si elle est terminée dans votre ERP. 
• Commandes supprimées ou annulées dans votre ERP : supprimez ou annulez la commande manuellement dans Streamliner.

1.3. Gestion des colis. 

Appliquez les mêmes principes aux colis : si votre système importe des colis au lieu de commandes, assurez-vous de les gérer avec la même diligence que les commandes afin d'éviter tout problème de livraison et d'attente.

2. Opérations de guérite.

Veiller à ce que les procédures de contrôle soient conformes à la gouvernance d'entreprise et se concentrer sur une gestion efficace du chantier.

2.1. Gestion du temps pour les arrivées de camions

• Définissez des règles claires pour gérer les arrivées tardives et anticipées.
  
  • Conseil : Vous avez configuré une durée précise de vos plages horaires. Généralement 15 min, 30 min ou 1 heure.                                                                                                                       Évaluez « Trop tôt » ou « Trop tard » comme suit : « Plus d'un créneau horaire avant l'heure           actuelle ». 

• Précisez qui décide si un camion sans rendez-vous, ou trop tard/tôt, peut accéder au dépôt.            Et fixez une règle claire quant à la limite de la capacité autorisée. 
• Conseils pour gérer les arrivées anticipées :
  
  • Définir l'horodatage d'arrivée
  • Modifiez l'expédition et passez au premier créneau horaire possible avant le créneau horaire prévu, en respectant la capacité maximale convenue.
  • Laissez le camion attendre jusqu'à son créneau horaire prévu si l'expédition ne peut pas être planifiée avant ce créneau horaire. 
  • Enregistrez le problème « Trop tôt »
• Conseils pour gérer les arrivées tardives :
  • Définir l'horodatage d'arrivée
  • Modifiez l'envoi et passez au premier créneau horaire possible en respectant la capacité maximale convenue. 
  • Communiquer le nouveau créneau horaire au conducteur
  • Enregistrez le problème « Trop tard » et ajoutez un commentaire le cas échéant
• Considérations en matière de capacité : assurez-vous que l'arrivée de camions sans rendez-vous, ou de camions arrivant en dehors de leur créneau horaire prévu, est gérée dans les limites de capacité de votre chantier. Une porte gratuite ne signifie pas que les camions en avance ou en retard doivent être admis.

2.2. Règles d'or pour un flux de travail propre

• Donnez la priorité aux arrivées à temps : assurez-vous que les camions arrivant à temps sont prioritaires pour le traitement.
• Créer des envois pour des camions non programmés : si un camion arrive sans rendez-vous mais est autorisé à entrer, créez immédiatement un envoi pour assurer un suivi approprié.
• Utilisez l'horodatage en temps réel : enregistrez toujours les heures d'arrivée et de départ réelles en temps réel pour conserver des enregistrements précis.
• Utilisation cohérente des balises « Trop tard » et « Trop tôt » : Soyez diligent dans le marquage des envois présentant ces problèmes afin de maintenir la transparence.

3. Opérations d'entrepôt

L'entrepôt joue un rôle crucial en garantissant que toutes les expéditions ouvertes sont correctement gérées et clôturées. 

Bilan quotidien : à la fin de la journée ou au début de la journée de travail suivante, vérifiez les expéditions ouvertes. Tout envoi laissé ouvert la veille nécessite une action immédiate pour garantir qu’il n’est pas laissé sans surveillance. N'oubliez pas que les commandes, les colis et les expéditions sont PARTAGÉS avec vos parties prenantes. Assurez-vous que vos données sont exactes pour favoriser la confiance et la collaboration.

• Marquer comme terminé : Une fois qu'un camion a été chargé ou déchargé et a quitté les lieux, marquez l'envoi comme terminé pour boucler la boucle dans le système.
• Vérifiez les horodatages : assurez-vous que les horodatages reflètent avec précision les heures réelles de chargement et de déchargement. Ajustez manuellement si nécessaire pour maintenir la précision. 
• No-Shows : marquez un envoi comme "No Show" et annulez-le si le camion n'est pas arrivé comme prévu.
• Problèmes de manutention : S'il y a eu des problèmes lors du chargement ou du déchargement, documentez-les et annulez l'expédition si nécessaire (par exemple, si le camion a quitté le chantier sans terminer l'opération).

Conclusion

En adhérant à ces directives, vous pouvez garantir un flux de travail propre et efficace dans Streamliner qui favorise la transparence avec vos parties prenantes et entre les départements. Un système bien entretenu permet une meilleure communication, une meilleure confiance et une meilleure réussite des clients, contribuant ainsi à des opérations plus fluides.